• +21 66484075- 09120627051
  • تا رضایتت ، خدا خواهیم کوشید

کسب و کار شما امروز بسته به دنیای اینترنت دارد

توانایی شما در دنیای نرم افزار و اینترنت بلاشک اعتبار و میزان درآمد شما را مشخص می کند

اتوماسیون داخلی و اداری چیست؟

اتوماسیون داخلی و اداری چیست؟

اتوماسیون داخلی و اداری چیست؟

What is internal and office automation?

 

مبحث ذخیره‌ی اطلاعات که معمولا مربوط به اموری چون ثبت فُرم‌ها و مستندات گوناگون اداری است. کاربرد داده‌ها شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر یا داده‌های صفحه‌گسترده است. بسته‌های نرم‌افزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، داده‌های متنی و گرافیکی خام را بررسی و پردازش می‌کنند و نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده نیز کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

نرم‌افزارها و برنامه‌های پردازش متن امور مرتبط با متون و نوشتار را ساده‌تر می‌کنند. این نرم‌افزارها رایج‌ترین و ساده‌ترین ابزار از ابزارهای اتوماسیون اداری هستند و امکان دخل‌وتصرف در داده‌هایی که معمولا از طریق صفحه‌کلید به سیستم وارد می‌شود را برعهده دارند و خدمات بی‌نظیری در زمینه‌ی نوع تایپ، ویرایش و چاپ مدارک و مستندات ارائه می‌دهند.

یکی از امکانات بسیار عالی این نرم‌افزارها الگوهایی است که امکان انتخاب اندازه، فونت، سبک پاراگراف‌نویسی، پاورقی‌ها، عنوان‌گذاری و … را در اختیار کاربر می‌گذارد. پس در هر بار استفاده‌ی مجدد از یک فایل تایپ‌شده لزومی به تنظیم دوباره‌ی موارد ذکرشده نیست. با وجود نرم‌افزارهای جدید نشر رومیزی، به‌سادگی می‌توان نوشته‌ را با عکس‌ها، تصاویر، نمودارها، جلوه‌های گرافیکی و … ترکیب کرد.

نرم‌افزارهای پردازش تصاویر و سیستم‌ها از دیگر مظاهر اتوماسیون اداری جدید هستند. نمونه‌ای از این اطلاعات تصویری شامل اطلاعات بصری، عکس‌ها و سایر اطلاعات گرافیکی مانند نمودارها و جدول‌هاست. این تصاویر به فایل‌های دیجیتالی تبدیل می‌شوند و شیوه‌ی ویرایش آنها با فایل‌های متنی متفاوت است. در نرم‌افزارهای پردازش داده‌ها و نشر رومیزی به هر واژه یا نویسه‌ای (کاراکتر) جداگانه نگاه می‌شود اما در سیستم پردازش تصویر، تمام تصویر به‌عنوان یک واحد کلی مورد پردازش و بررسی قرار می‌گیرد.

یکی از کاربردهای گسترده‌ی برنامه‌های پردازش تصاویر در ارائه‌ها و سخنرانی‌های اداری و شرکت‌هاست. به کمک نرم‌افزارهای چندرسانه‌ای می‌توان از ترکیب ابزارهای ارائه مانند تصویر، ویدئو، متن و … استفاده کرد. برنامه‌های صفحه‌گسترده نیز به شما اجازه دست‌کاری و دخل‌و‌تصرف در داده‌های عددی را می‌دهند. از نمونه‌های اولیه این نرم‌افزارها می‌توان به «ویسیکالک» (Visicalc) و «لوتوس۱۲۳» اشاره کرد. این نرم‌افزارها فعالیت‌های رایج اداری در زمینه‌ی ثبت و پیگیری امور را به‌خوبی برعهده می‌گرفتند.

یکی از ویژه‌ترین کاربردهایی که نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده در اختیار کاربران می‌گذارند، امکان استفاده متغیرها در حالت پیش‌فاکتور است. پیش‌فاکتور کردن داده‌ها باعث می‌شود کاربر توانایی تغییر متغیرها و اعمال محاسبات مجدد مبتنی بر متغیرهای جدید را به‌دست بیاورد. بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده برای مدیریت امور مالی، طرح‌های مالی و حسابداری کمک می‌گیرند.

(Automation) تركيبي است از دو كلمه "automatic" و "operation" و به معني عمل كردن بدون عامل خارجي (انسان) يا با كمترين تاثير عامل خارجي است. بعبارتي اتوماسيون يعني خودكارشدن عمليات. خودكارسازي اداري مجموعه‌اي از روش‌ها براي ثبت و نمايش و مديريت روندهاي اداري , فني و مالي ميباشد.

شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود.

 

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

 

نظرات خود را ارسال کنید