• +21 66484075- 09120627051
  • تا رضایتت ، خدا خواهیم کوشید

کسب و کار شما امروز بسته به دنیای اینترنت دارد

توانایی شما در دنیای نرم افزار و اینترنت بلاشک اعتبار و میزان درآمد شما را مشخص می کند

درباره اتوماسیون اداری

درباره اتوماسیون اداری

About Office Automation

 

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاههای سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.
سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و ... از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیتهای گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
1- پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
2-امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
3- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
4- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی 
5- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
6- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی 
7- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
8- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
9-امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.
امکانات دیگری که می تواند یک سیستم اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید عبارتند از:
1- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ...
2- امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
3- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک
علاوه بر امکانات کاربردی یاد شده توجه به تکنولوژی و پروسه توسعه و نیز سوابق اجرایی سیستم در سایتهای بزرگ، می تواند  معیارهای خوبی برای انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری و اجرای موفق آن در سطح سازمان باشد.

نظرات خود را ارسال کنید