• +21 66953514
  • تا رضایتت ، خدا خواهیم کوشید

کسب و کار شما امروز بسته به دنیای اینترنت دارد

توانایی شما در دنیای نرم افزار و اینترنت بلاشک اعتبار و میزان درآمد شما را مشخص می کند

نمایش ۱ تا ۱۰ مورد از کل ۲۱ مورد.

طراحی سامانه و پرتال

Design of the system and portal طراحی سامانه و پرتال

Design of the system and portal

با گسترش علم وفن آوری بشری ، اطلاع رسانی از اهمیت ویژه ای در این بین برخوردار می باشد . در همین راستا ایجاد یک پایگاه قوی اطلاع رسانی

جهت ارتباط با سایر شرکت ها و سازمانها الزامی خواهد بود .

امروزه سامانه های بزرگ اینترنتی و تبلیغاتی بر پایه شبکه و سرویسهای مخابراتی یکی از اصلی ترین نیازها در جوامع پیشرفته و بزرگ در دنیاست و در همین راستا و به منظور نیل به رسیدن به این هدف مهم توسعه گروپ با جمع آوری گروهی متخصص در این عرصه توانسته قدم بزرگی در طراحی و راه اندازی سامانه های مورد نیاز در سطح کشور بردارد.

همچنین توسعه گروپ با طراحی پورتال های تخصصی می تواند کلیه نیازهای شما را به ارتباط موثر با مشتریان و مخاطبانتان مرتفع سازد هرچند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو نمی توان یافت ولی می توان گفت که در این دو کاملا با هم متفاوتند. یک پورتال دارای ویژه گی های زیر می باشد:

  • درگاه ورودی منفردی که از طریق آن می توان به مجموع منابع مرتبط با پورتال دست یافت .
  • نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر.
  • دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده .
  • در اختیار داشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پرتال .
  • امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند.

طراحی اتوماسیون بازرگانی

طراحی اتوماسیون بازرگانی Design of retail automation

طراحی اتوماسیون بازرگانی

طراحی اتوماسیون بازرگانی امروزه یکی از پر فروش ترین اتوماسیون های آی تی است از آنجایی که شرکت های بازرگانی ارتباط مستقیم با بازار دارند و حجم مبادلات بالایی را دارند لذا اتوماسیون در بالا بردن سرعت بسیار موثر است

  • ارتباط با مشتریان
  • کنترل فروش و سفارشات
  • کنترل واردات و صادرات
  • مدیریت کارکنان
  • مدیریت انبار
  • در دسترس بودن

شرکت برنامه نویسی توسعه گروپ به عنوان یکی از محدود شرکت های داخلی که توانایی کد نویسی و راه اندازی پیچیده ترین اتوماسیون ها حتی راه اندازی اتوماسیون های بدون دخالات انسانی ، آمادگی طراحی و برنامه نویسی پیچیده ترین کارها را دارد

اتوماسیون اداری رایگان

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری رایگان

Free office automation

با توجه به گستردگی حوزه های فعالیت سازمان و شرکت ها ، نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری به دلیل پاسخگویی به نیازهای ارتباطی و مدیریت کسب و کار ، بیش از پیش احساس می شود و می توان گفت یکی از شاخص های موفقیت در تعالی سازمان کنترل ، مدیریت و ردیابی مکانیزه فعالیت و عملکرد کارکنان است. برای کاهش هزینه های منابع انسانی مکانیزاسیون ارتباطات سازمانی می تواند یکی از دلایل به کارگیری سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری محسوب شود.
چند سالیست که دربین طیف وسیعی ازشرکتها وسازمانهای ایرانی، پیاده‌سازی سیستمهای اتوماسیون اداری جای خود راباز کرده وتاثیر بسزایی درکسب وکارهای مختلف درزمینه بهینه‌سازی فرایندهای اداری بجای گذاشته وکم کم مدیران وکار آفرینان متوجه این موضوع شده اندکه خریدیک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و مناسب، نه تنها آرامش ونظم وترتیب رادرسازمان به ارمغان میاورد، بلکه راندمان کارکرد وسود خالص یک شرکت راهم بالا خواهد برد.
ورود سیستم اتوماسیون اداری به سازمانها نقطه ی عطفی برای تحقق آرمانهای دولت الکترونیک می باشد. نرم افزار اتوماسیون اداری سوالات کوچکی از قبیل : چگونه نامه اداری بنویسیم ، متن نامه اداری یا فرمت نامه اداری چگونه می باشد؟ که ذهن کارمندان را مشغول کرده بود از بین برد

 

 

 

اتوماسیون اداری چیست؟

تعاریف متعددی از اتوماسيون اداري از سوی نهادهای متفاوت ارائه شده است ، در یک بیان کلی می توان گفت اتوماسیون اداری یعنی : استفاده از یک سیستم اطلاعاتی که از دانش رایانه بهره می برد و وظیفه ی آن جمع آوری و ذخیره اسناد ، پیام های الکترونیکی ، نامه ها و مکاتبات اداری و سایر اسناد سازمانی و تبادل آن بین افرد داخل و خارج سازمانی می باشد. ارائه راهکارهای اتوماسیون اداری باعث بهبود عملکرد فرایندهای سازمانی و ارتقاء رضایتمندی مشتریان در جهت توسعه پایدار سازمان است.

اتوماسیون اداری در جهت خودکارسازی یکپارچه و تسهیل مکاتبات اداری به عنوان مجموعه ای از روش های نرم افزاری و سخت افزاری و جهت سهولت دسترسی به مکاتبات اداری و ارائه پاسخ های به موقع در سازمان های دولتی و خصوصی گسترده شده است.

مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

  • ثبت کردن نامه هایی که از طریق اسکنر وارد سیستم می شود
  • امکان ثبت و ارسال نامه در برگه نامه حاوی سربرگ شرکت یا سازمان
  • ارتباط بین کاربران
  • کارتابل خصوصی هر کارمند
  • کنترل و مدیریت دسترسی کارمندان
  • پیوست نمودن فرمت های مختلف فایل در ارسال پیام
  • تعریف امضاء الکترونیکی برای هر کارمند
  • دسته بندی نامه ها و قابلیت بایگانی آنها
  • پاراف کردن نامه ها
  • قابلیت ارسال کردن فکس

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

Automation

 

 

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاههای سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.

سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و ... از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیتهای گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
1- پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
2-امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
3- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
4- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی 
5- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
6- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی 
7- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
8- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
9-امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.
امکانات دیگری که می تواند یک سیستم اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید عبارتند از:
1- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ...
2- امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
3- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک
علاوه بر امکانات کاربردی یاد شده توجه به تکنولوژی و پروسه توسعه و نیز سوابق اجرایی سیستم در سایتهای بزرگ، می تواند  معیارهای خوبی برای انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری و اجرای موفق آن در سطح سازمان باشد.

DDOS چيست؟

DDOS چيست؟

DDOS چیست؟

What is DDOS?

وقتی که از یک کامپیوتر ( و در موارد نادری از یک Device ) به سمت یک سرور ( که میتواند وب سرور و یا میل سرور و یا  DNS سرور یا ... باشد ) درخواست های زیادی ( و یا در صورت آسیب پذیر بودن سیستم عامل سرور و یا نرم افزارهای آن درخواست های  نامعقول و گمراه کننده ) ارسال شود و این کار برای کند شدن سرویس دهی و یا از قطع شدن سرویس دهی سرور مقصد شود به این عمل حمله (DOS (Denial Of Service و یا تکذیب سرویس می گویند. 
برای مثال : وقتی از یک کامپیوتر که شبکه ی آن پهنای باند زیادی دارد درخواست های زیادی را به سمت یک وب سرور  ارسال کند ( و یا بهتر بگوییم شلیک کند) اینفرایند باعث شده تا پهنای باند وب سرور اشغال شود و باتوجه به قدرت پردازنده ی کامپیوتر مبدا و همین طور پهنای  باند اینترنت  سیستم های مبدا و مقصد این عملیات می تواند  به کند شدن و یا از کار افتادن وب سایت هدف منجر شود و این شرایط تا زمانی که هکر بخواهد ( و منابع آن اجازه دهد) ادامه داشته باشد.
و وقتی که حمله DOS از سیستم های مختلف دیگری که بعضا ممکن است آن سیستم ها خودشان قبلا قربانی هکر شده باشند (  اصطلاحا به آنها  zombie میگویند یعنی گوش به فرمان یک کنترل کننده ی مرکزی ( که کنترل آن دست هکر است ) باشند ) انجام شود تا یک سرور و یا یک سرویس را دچار اختلال نمایند به این نوع حمله DDOS و یا Distributed Denial Of Service ( تکذیب سرویس به صورت توزیع شده ) می گویند .
برای مثال : یک حمله DDOS میتواند  با ارسال درستور ping  از طرف 10000 کامپیوتر ( این کامپیوتر ها به اصطلاح zombie آن هکر هستند ( که یا خودش آنها را آلوده کردهو یا کنترل کننده ی آنها را از هکر دیگری (به صورت معاملات زیر زمینی و غیر قانونی) خریداری کرده است) به سمت یک سرور ارسال کرده و سرویس دهی آن سرور را دچار اختلال نمایند .
همان طور که قبلا اشاره شد برخی از حملات DOS میتواند با اشغال نمودن بیش از حد از مواردی از سرور نظیر  پردازنده - حافظه - پایگاه داده و ...  آن را DOS نمایند که معمولا مشغول نمودن این آیتم ها از وجود حفره امنیتی روی سیستم عامل سرور ( و یا نرم افزارهای نصب شده روی آن ) ناشی می شود و اکثرا  می توان جلوی این حملات را گرفت.
برای مثال اگر توانستیم IP Adress هکر را پیدا کنیم ( چون از باگ استفاده کرده است پس به احتمال زیاد از یک سیستم به ما حمله کرده است و از سیستم های متعددی استفاده نمی کند ( می توانیم روی فایروال سرور IP Address آن هکر را Block نماییم و یا اگر از باگ امنیتی سیستم عامل ( و یا نرم افزار تحت وب امان ) مطلع شدیم آن باگ امنیتی  را با نصب Security Patch های لازم رفع نماییم.  و اگر حمله کننده با یک کامپیوتر ( و یا چند کامپیوتر که میتوانند همکاران و یا دوستان مهاجم باشند ! ) به اشغال کردن پهنای باند ما دست بزند ( تا حدودی بستگی به نوع این عمل ) دیگر با Block نمودن IP Address مهاجم نمی توان جلوی حمله اش را گرفت !!
برخی از گروه های هکر بیشتر از حمله DOS ( و یا DDOS ) استفاده می کنند ( مانند گروه a n o n y m o u s ( و در کل این نوع حمله یکی از حملات رایج در بین هکر ها میباشد. با وجود این که حمله DOS ( و یا DDOS ) دسترسی ایی را برای ما قراهم نمی کند اما به علت این که یک سرویس و یا سرور را دچار اختلال می نماید جرم محسوب می شود .

تفاوت انواع اتوماسیون های اداری با سیستم های اطلاعاتی

تفاوت انواع اتوماسیون های اداری با سیستم های اطلاعاتی

تفاوت انواع اتوماسیون های اداری با سیستم های اطلاعاتی

Different types of office automation between information systems

 

مقدمه ای بر اتوماسیون اداری

امروزه در  اتوماسیون اداری رمز بقای سازمان‌ها و تداوم فعالیت‌های آن‌ها مجهز شدن این سازمان‌ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات، یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربرد و فعالیت‌های اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات و مکاتبات را در برگیرد به‌ وضوح احساس شد.

معمولا اتوماسیون اداری نرم افزاری است که شامل بخش های مختلفی مانند کارتابل،گردش کار  یا workflow engine،داشبورد مدیریتی و ... می باشد و استفاده کنندگان از این نرم افزار می توانند با ارسال نامه در کارتابل یکدیگر ارتباط بین بخش های مختلف یک سازمان ایجاد کننئد

 

 

اتوماسیون اداری-Office automation

شکل 1 : سیستم اتوماسیون اداری Office Automation

این مقاله ضمن بررسی اتوماسیون اداری از جهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری می‌پردازد. همچنین در این مقاله مزایا و معایب اتوماسیون اداری، ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته می‌شود. با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل‌های مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده‌تر شدن ارتباطات تجاری، سازمان‌ها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم‌هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و در جهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند.

درواقع محیط پررقابت کسب‌وکار و دگرگونی‌های این محیط در دهه 1990 (جهانی‌شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچندان کرد. به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روزبه‌روز اهمیت بیشتــری می‌یابد، چنانکه امروز سازمان‌هایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند؛ اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیست‌؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آن‌ها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و...

اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است. همان‌طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند. لیکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه‌ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به‌طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد. فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه‌ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به‌طور حتم تأثیر مهمی را بر جهت‌گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آن‌ها خواهند گذاشت. امروزه نه‌تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند.

کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سیستم‌هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آن‌ها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که همگی آن‌ها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه‌شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکت‌ها با آن روبرو هستند، صرفاً به‌کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره‌وری بالا موجب می‌گردند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

در نخستین سال‌های اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پــردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تأکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده‌ها، گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند.

 

 

در اوایل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روش‌های جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM DSS) به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری با توجه به پیشرفت‌های حاصله در تجهیزات رایانه‌ای، موضوع افزایش بهره‌وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به‌کارگیری تجهیزات رایانه‌ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند؛ اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌توانست به‌صورت خودکار از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ خودکار خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد و تکامل‌های بعدی در این زمینه ایجاد شد. نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم‌هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره‌وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند.

 

 

اتوماسیون اداری

شکل 2 : اتوماسیون اداری Office Automation

سیر تکامل فناوری اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره‌های فناوری اداری، فناوری رایانه‌ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه‌ای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهم‌ترین شاخص‌های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیط‌های اداری بود. (دهه 20 به بعد) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت‌های اداری از فعالیت‌های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این‌چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.

در دوره دوم، یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه‌های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره‌مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفـــاده از این وسایل و سرمایه‌گذاری در رایانه‌ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره‌شان به‌خوبی یاری کرد. در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه‌جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک از این سیستم‌ها در یکدیگر. در حقیقت امروزه سیستم‌های اداری سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی‌شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الآن در آن به سر می‌بریم، این است که سازمان‌ها و شرکت‌ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده‌اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و باکیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

تعریف اتوماسیون اداری

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند؛ اما از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربردها و فعالیت‌های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در بر گیرد به‌وضوح احساس شد که با نام‌های مختلفی همچون سیستم‌های اداری، سیستم‌های اطلاعات اداری، سیستم‌های کاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی‌ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم‌های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می‌شود. سیستم‌های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه‌های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی‌شماری است. در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به‌منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است RAYMOND,1998)). سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به‌وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام‌ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند (ZWASS,1992). اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری به‌منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش‌یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند (بهشتیان، 1378).

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهم‌ترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون اداریدر اکثر سازمان‌ها، صرف‌نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آن‌ها است؛ و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است؛ و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد. به‌طورکلی، مزایای کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می‌شود.
1 - مزایای مستقیم: این مزایا عبارت‌اند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه‌جویی در وقت یا نیروی کار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه‌گیری بوده و ممکن است تأثیر مستقیم و کوتاه‌مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارت‌اند از:

الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود؛

ج) فعالیت‌های غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود؛
د) سازمان‌دهی پرسنل بهتر انجام می‌شود. چراکه با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می‌گردد.

2 - مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارت‌اند از:

الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات

ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آن‌ها افزایش می‌یابد

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به‌موقع، رضایت مشتریان بیشتر می‌شود

ه) رقابت بیشتر سازمان‌ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکس‌العمل نسبت به فشارها و فرصت‌ها.

اما کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارت‌اند از: ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها و به‌صورت مکانیزه درآمدن فعالیت‌ها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم‌ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن‌ها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم‌های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی و هم ازنظر تخریب.

انواع کاربردها یا زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری

از دیدگاه‌های متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در اینجا به دو نمونه از آن‌ها می‌پردازیم. در یک دیدگاه انواع دستگاه‌های مکانیزه اداری اصلی عبارت‌اند از:

1- درزمینهٔ کسب اطلاعات و کپی کردن آن‌ها: واژه‌پردازها، ماشین‌های کپی هوشمند، سندخوان ها، سیستم‌های صوتی دیجیتالی، حروف‌چینی نوری.

2- درزمینهٔ ذخیره‌سازی اطلاعات: کشورهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته‌ها (میکرو گرافیک).

3- درزمینهٔ ارتباطات: سیستم تلفن رایانه‌ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات کنفرانس از راه دور.
از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم‌های مکانیزه اداری در شکل شماره یک آورده شده است.

ارگونومیک

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و به‌ویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است. بی‌تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث، آسیب‌ها و تنش‌های کاری، نقش برجسته‌ای داشته است. با این حال، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می‌توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره‌وری بیشتر و تأمین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی، عرضه و استفاده از فناوری منظور کنیم.

اصطلاح ارگونومیک مطالعه عوامل را که راحتی، ارضاء و کارایی افرادی که با سیستم‌ها و وسایل تولید، کار می‌کنند را تشریح می‌کند. وقتی کارکنان در وضعیتی تحت‌فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه کنند، اغلب آن‌ها دچار سردرد، کمردرد و چشم‌درد و غیره می‌شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری درواقع ما در نظر گرفته‌ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از دارایی‌های سازمان هستند و اگر خسته و تحت تأثیر باشند، نمی‌توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می‌شود. از طرف دیگر، می‌توان گفت اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم‌های نرم‌افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مدنظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی-اجتماعی در محیط کاری، همانند رایانه‌ای شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنش‌های فیزیولوژیک و روانی او می‌شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می‌کند و درواقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می‌شود مقاومت می‌کند و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذی‌ربط بایستی با کاربرد تکنیک‌های غلبه بر مقاومت که مهم‌ترین آن‌ها مشارکت و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند.

مقایسه انواع سیستم‌های اطلاعاتی

 

 

اتوماسیون اداری یا Office Automation برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت‌تر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت‌کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل‌های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی‌سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارش‌های اداری استفاده می‌کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارش‌های غیررسمی ادامه می‌دهند.

 

اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف‌شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم‌های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری مورداستفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است؛ بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به‌منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است. از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می‌توان کاربردهای انواع سیستم‌های اطلاعاتی را با هم مورد مقایسه قرار داد، شکل شماره 2 نشان‌دهنده این تفاوت است. کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختاریافته که ارتباطات غیررسمی فراوان است وفق می‌یابد. با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را در اختیار قرار می‌دهد، تصمیم در مورد نحوه به‌کارگیری آن به مدیران محول می‌شود.

 
 

اتوماسیون اداری
شکل 3 : اتوماسیون اداری

نتیجه‌گیری

طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90-85 درصد بالا رفت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم‌هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره‌وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند، ازاین‌رو، بعد از تکامل سیستم‌های پردازش داده (DPS)، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری، سیستم‌های اتوماسیون اداری به وجود آمدند. این سیستم‌ها از طریق فناوری اطلاعاتی از امور اداری حمایت کرده و موجب افزایش کارایی دفاتر می‌شوند. کارایی افزایش‌یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند؛ اما بایستی توجه داشت که در حل یک مسئله بخش عمده‌ای از آن از طریق ارتباطات بین فردی حاصل می‌شود. مدیر و کارشناس اطلاعات باید به اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهای مکمل چنین ارتباطات بین فردی بنگرند و درعین حالی که کاربردهای اتوماسیون اداری موجب کارایی و صرفه‌جویی هزینه‌ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می‌شود، از ابعاد دیگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه‌ها به‌وسیله چاپگر رایانه، یا افزایش پیام‌های بی‌اهمیت و جزئی و پخش وسیع پیام‌ها در مورد پست الکترونیک می‌شود.

متأسفانه مطالعات آماری فقط نشان‌دهنده این هستند که کاربرد اتوماسیون اداری درحال گسترش زیادی است ولی این امر به ما نشان نمی‌دهد که آیا واقعاً اتوماسیون اداری برای ادارات مفید است یا فقط طبق فناوری روز ورود آن به ادارات دیده می‌شود. یک مسئله مشخص است: کمپانی‌هایی که طبق مطالعات آماری اقدام به جایگزینی سیستم‌های اتوماسیون اداری در طیف وسیع می‌کنند لزوماً موفق نیستند بلکه مطالعات نشان داده است بهتر است در هر اداره از اتوماسیون اداری در جایی که مفید واقع می‌شود و واقعاً به آن نیاز است استفاده بشود. در مقاله بیزینس ویک اشاره شده کمپانی‌هایی که بهترین اهداف را از به‌کارگیری اتوماسیون اداری کسب کرده‌اند و بالاترین کارآمدی را دارند آنهایی هستند که مشخصاً از اتوماسیون اداری درجای مربوط استفاده می‌کنند.

نکته آخر و مهم اینکه در کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آن‌ها بایستی به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تکنیک‌های مناسب غلبه بر مقاومت آن‌ها نیز توجه اساسی داشته باشیم و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به‌کارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهم‌ترین عامل ایجادکننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجراکننده آن است.

 

اتوماسیون داخلی و اداری چیست؟

اتوماسیون داخلی و اداری چیست؟

اتوماسیون داخلی و اداری چیست؟

What is internal and office automation?

(Automation) تركيبي است از دو كلمه "automatic" و "operation" و به معني عمل كردن بدون عامل خارجي (انسان) يا با كمترين تاثير عامل خارجي است. بعبارتي اتوماسيون يعني خودكارشدن عمليات. خودكارسازي اداري مجموعه‌اي از روش‌ها براي ثبت و نمايش و مديريت روندهاي اداري , فني و مالي ميباشد.

شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود.

 

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

 

کارتابل سیستم اتوماسیون اداری

کارتابل سیستم اتوماسیون

کارتابل سیستم اتوماسیون اداری

What is the office automation system?




کارتابل سیستم اتوماسیون اداری محیطی است که کاربر سیستم  اعم از مدیر، کارشناس و کارمند برای مشاهده، رسیدگی و پیگیری امور جاری خود ائم از نامه ها، یادداشت ها، یادآوری ها و ... به آن مراجعه می‌کند. در سیستم اتوماسیون اداری ، ابزار کارتابل به صورت الکترونیک و برای هر پست و سمت اداری تعریف شده و در اختیار افراد یک شرکت قرار می‌گیرد تا کاربر با مراجعه به آن،  امور جاری خود را به ساده‌ترین شکل ممکن به انجام رساند.

جهت نظم و ترتیب امور مکاتبات اداری، کلیه ی نامه ها و اسناد و مدارک کارتابل دفتری به کار گرفته می شود. هر سمت سازمانی یک کارتابل دارد و هر کاربری که آن سمت را برعهده داشته باشد، به نامه های آن کارتابل دسترسی دارد. گاهی ممکن است نامه هایی که به یک کاربر ارجاع شده و در کارتابل او گذارده می شود، نه به سمت او بلکه به شخص او مربوط باشد. کاربر می تواند این گونه نامه ها مانند پاسخ به درخواست وام را به بخش نامه های کارتابل شخصی خود بفرستد تا اگر از آن سمت کناره گرفت همچنان به آن نامه ها دسترسی داشته باشد و کاربر جدیدی که آن سمت را بر عهده گرفته است آن نامه های شخصی را نبیند.

درباره اتوماسیون اداری

درباره اتوماسیون اداری

About Office Automation

 

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاههای سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.
سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و ... از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیتهای گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
1- پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
2-امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
3- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
4- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی 
5- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
6- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی 
7- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
8- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
9-امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.
امکانات دیگری که می تواند یک سیستم اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید عبارتند از:
1- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ...
2- امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
3- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک
علاوه بر امکانات کاربردی یاد شده توجه به تکنولوژی و پروسه توسعه و نیز سوابق اجرایی سیستم در سایتهای بزرگ، می تواند  معیارهای خوبی برای انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری و اجرای موفق آن در سطح سازمان باشد.

ویژگی های بارز اتوماسیون اداری

ویژگی های بارز اتوماسیون اداری

Significant features of office automation

 

 

 

  • تعریف اطلاعات پایه و مدیریت سیستم در برنامه ای جداگانه
  • تشخيص هوشمند روابط مجاز مكاتباتي بر اساس چارت سازماني تعريف شده
  • تعريف دسترسی مجاز یا قطع دسترسي مجاز برای ارجاع مكاتبات بين سمت ها، واحدها و گروه های تعریف شده
  • تعريف دبيرخانه هاي مختلف در سازمان
  • اجراي عمليات مستقل در هر دبيرخانه و یا اجراي عمليات يكپارچه در دبيرخانه ها
  • تعريف سطوح امنيتی برای مكاتبات اداري (عادي، محرمانه، سري و...)
  • اعمال محدوديت بر روي حجم فايل ها (جلوگيري از ارسال فايل هاي حجيم)
  • امکان اتصال به LDAP برای شناسایی کاربران هنگام ورود به سیستم
  • اسكن تصاوير
  • امكان تهيه پيش نويس نامه با استفاده از MS Word
  • امكان استفاده از فيلدهاي اطلاعاتي در تعريف الگوي MS Word (پي نوشت، امضاء، تاريخ، شماره انديكاتور و ...)
  • تعربف قانون (Rule) جهت سازمان دهي خودكار نامه در پوشه هاي كارتابل
  • تفويض سمت (تعيين جانشين) براي سمت هاي سازماني به صورت موقت (با تعيين بازه تاريخي) یا دائم به همراه كنترل قابليت هاي تفويض شده به جانشين
  • روش هاي مختلف جهت پيگيري (از طريق كارتابل پيگيري، مهلت اقدام، گزارشات و جستجو)
  • وجود تابلوهاي عمومي جهت درج اعلاميه با تعريف دسترسي هاي مجاز بر روي هر تابلو

نظرات خود را ارسال کنید