(Advantages of office automation) مزایای اتوماسیون اداری
درک اتوماسیون اداری
اصطلاح "اتوماسیون اداری" به ترکیبی از سخت افزار کامپیوتر، نرم افزار و اتصال به شبکه اشاره دارد که به منظور ساده سازی و بهینه سازی انواع عملیات اداری مانند مدیریت موجودی، مدیریت امکانات، حسابداری، ایمیل و پردازش متن به کار می رود.این به منظور ایجاد، ذخیره ،دستکاری و انتقال اطلاعات و اطلاعات دفتر که به برای انجام وظایف و اهداف ضروری است انجام می پذیرد.
اتوماسیون اداری برای سازمان های تجاری امکان افزایش بهره وری خود را فراهم می آورد و روش های ساده تر کسب و کار را در سود به رسمیت می شناسد.اتوماسیون اداری در ابتدا به عنوان پردازش داده ها و ابزار پردازش کلمه آغاز می شود، اتوماسیون اداری در حال حاضر شامل کارهای پیچیده تر و پیچیده ای مانند ادغام سیستم های جلو(front office) و سیستم های عقب اند(back-end systems).انواع مختلفی از اتوماسیون وجود دارد که می تواند در صنایع مختلف تجاری در سرتاسر جهان استفاده شود. سیستم های اتوماسیون اداری با صرفه جویی در وقت، پول و تلاش های انسانی در بهینه سازی مراحل موجود دفتر کمک می کنند.
مزایای اتوماسیون اداری

ذخیره سازی داده ها و دستکاری
ذخیره داده شامل اسناد و اسناد مهم و محرمانه دفتر است. سیستم اتوماسیون اداری شامل برنامه های داده ای است که برای ایجاد و یا ویرایش یک سند، فایل، صفحه گسترده یا یک تصویر استفاده می شود. انواع مختلفی از پردازش متن و بسته های ارائه دسکتاپ وجود دارد که به آنها امکان ایجاد یا ویرایش داده های متنی را می دهد. به طور مشابه، می توانید برنامه های اختصاصی برای ویرایش صفحات گسترده و تصاویر را پیدا کنید.
مدیریت داده ها
مدیریت داده ها یکی از اجزای مهم سیستم اتوماسیون اداری است که مزایای استراتژیک را با ساده سازی مدیریت داده ها و اطلاعات ذخیره شده فراهم می کند. سازمان های بزرگ تجاری می توانند از طریق یک سیستم مدیریت الکترونیکی نظارت و کنترل پروژه ها و فعالیت های مختلف دفتر را در اختیار داشته باشند.سیستم زمانبندی برنامه، سیستم های تیکلر و یا سیستم یادآوری و مدیریت وظیفه برخی از ویژگی های است که به کسب و کار اجازه می دهد بدون هیچ گونه دردسر و زحمتی بر همه فرآیندهای کسب و کار کنترل شوند.
تبادل اطلاعات
تبادل داده ها و اطلاعات ذخیره شده یا دستکاری شده، جزء مهمی از سیستم اتوماسیون اداری است. ارسال یک فایل یا تبادل اطلاعات یا داده ها بین یک یا چند عضو یک سازمان با یک برنامه انتقال الکترونیکی امکان پذیر است. از طریق اتصال به شبکه، تمام داده ها و اطلاعات، از جمله اسناد متن، ارائه ها، صفحات گسترده، تصاویر و فیلم ها می توانند بلادرنگ در عرض چند ثانیه ارسال شوند. به تصویر کشیدن ماهیت همکاری سیستم اتوماسیون اداری، این کار به کارکنان شما امکان می دهد تا در کوتاه ترین زمان همکاری و بهره وری خود را افزایش دهند.
دقت
بله این درست است! سیستم های کامپیوتری و ماشین های دیگر به اندازه مغز انسان کارآمد هستند. هنگامی که اشکالات وارور ها از یک برنامه یا اپلیکیشن حذف می شوند، می توانند به شما در بالابردن دقت تا 100٪ در فرآیندهای کسب و کار روزمره کمک کنند. برنامه های نرم افزاری قابل اعتماد تر از انسان هایی هستند که آن برنامه را ساخته اند. پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون صنعتی پیشرفته احتمال خطاها را کاهش می دهد.
صرفه جویی در وقت و منابع
اتوماسیون اداری کسب و کار را قادر می سازد تا هم در زمان و هم در پول صرفه جویی شود. این وظایف پیچیده را ساده و خودکار سازی می کند که قبلا یک منبع اختصاصی و مقدار زیادی از زمان نیاز داشت. به عنوان مثال، با معرفی آخرین فن آوری های کامپیوتری و ارتباطات شبکه، کسب و کار در حال حاضر به محدوده جغرافیایی محدود نمی شود. و از این رو، آنها می توانند به راحتی زمان و هزینه ای که برای سفر صرف می شود را صرفه جویی کنند. یکی دیگر از مثال های مهم، ذخیره سازی دیجیتال است که نیاز به حفظ نسخه های کپی را نادیده می گیرد و از این طریق، در مصرف کاغذ و طبیعت صرفه جوی می کنند.
هزینه های کاهش یافته
از آنجا که هر فرآیند کسب و کار در حال حاضر به صورت خودکار انجام می شود، نیازی به سرمایه گذاری زیاد برای استخدام منابع جدید برای مراقبت از این وظایف نیست، که می تواند به راحتی با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری اجرا شود.. همانطور که می دانیم صرفه جویی در زمان صرفه جویی در پول است کسب و کار شما به وسیله توماتیک ساختن فرایند های پیچیده کسب و کار بهینه خواهد شد. با صرفه جویی در هزینه های کلی و سرمایه گذاری در منابع دیگر، حاشیه سود شما مطمئنا بهبود خواهد یافت.
از دیگر مزایای اتوماسیون اداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
حذف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست با اتوماسیون اداری ممکن است
پیگیری و تبادل لحظه ای به مکاتبات اداری;
کاهش حجم ثبت و نگهداری ثوابق اداری میسر است
شفاف سازی و مدیریت متمرکز مراحل گردش اسناد اداری قابل انجام می باشد
قابلیت تولید گزارش مورد نیاز جهت پیگیری و طبقه بندی مکاتبات و اطلاعات اداری دوراز انتظار نیست
تعامل الکترونیکی با سایر سازمان های اداری توسط اتوماسیون اداری انجام می گیرد
امکان جستجوی سریع اسناد اداری و نمایش مراحل گردش کار یک سند و هزاران مزیت دیگر برای این اتوماسیون های اداری میتوان برشمرد
مزایای اتوماسیون اداری به صورت مستقیم
مزایای قابل اندازه گیری مثل افزایش محصول با تاثیر مستقیم بر جریان نقدینگی سازمان را مزایای مستقیم می دانند. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت مستقیم می توان به موارد زیر اشاره کرد
فعالیت های غیرضروری مثل بایگانی کاهش می یابد
بخاطر تقسیم کار کنترل بهتری بر روی کار انجام می شود
حداقل تبادل اطلاعات به فرمت های نوشتاری و تصویری