• +21 66953514
  • تا رضایتت ، خدا خواهیم کوشید

کسب و کار شما امروز بسته به دنیای اینترنت دارد

توانایی شما در دنیای نرم افزار و اینترنت بلاشک اعتبار و میزان درآمد شما را مشخص می کند

نمایش ۱ تا ۱۰ مورد از کل ۲۲ مورد.

اتوماسیون اداری

 اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

Office automation

   

          اتوماسیون اداری  

ثبت و گردش مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارائه می کند.

همچنین این سیستم با توجه به ویژگی های خاص خود، می تواند به

 عنوان هسته اصلی سیستم ها در ارائه راهکارهای جامع وسیستم های

 یکپارچه به عنوان  میز کار کاربران مورد استفاده قرار گیرد.

 

اهداف پیاده سازی و به کار گیری سیستم اتوماسیون

افزایش سرعت ودقت در پاسخگویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان آنان

بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه  نامه و پی گیری پاسخ آن

سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات در سازمان

به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج سازمان

افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکابات بین سازمانی

دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده

افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیت ها

ویژگیهای اصلی سیستم اتوماسیون اداری

تعریف ساختار سازمانی و پست ها

تعریف و گروه بندی پرونده های عمومی،موضوعات نامه ها و بایگانی

ثبت نامه های وارده پستی ،نمابر و تصویر برداری از فیزیک نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه

تعریف کارتابل بر اساس پست های سازمانی  با امکان تعریف چند پست موقت برای یک شخص

توزیع نامه از طریق کارتابل در داخل سازمان به پست ها

مشترک کردن پرونده های شخصی در فاصله زمانی و محدود کردن موضوعات قابل دسترس

طبقه بندی کارهای ارجاع شده به دیگران و پی گیری آنها بر اساس موضوعات مختلف ارجاع  و ارسال  یاداوری  برای انجام دهنده یا انجام دهندگان آن

تعیین جانشین در محدوده زمانی با اعلام قبلی به ارسال کنندگان یا دریافت کنندگان نامه و کار

 

اتوماسیون اداری 

 

                                                                                 

 

 

اتوماسیون اداری

اتوماسون اداری

automation office                                             

اتوماسیون اداری                                 

ثبت و گردش مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارائه می کند.

همچنین این سیستم با توجه به ویژگی های خاص خود، می تواند به

 عنوان هسته اصلی سیستم ها در ارائه راهکارهای جامع وسیستم های

 یکپارچه به عنوان  میز کار کاربران مورد استفاده قرار گیرد.

 

اهداف پیاده سازی و به کار گیری سیستم اتوماسیون

افزایش سرعت ودقت در پاسخگویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان آنان

بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه  نامه و پی گیری پاسخ آن

سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات در سازمان

به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج سازمان

افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکابات بین سازمانی

دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده

افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیت ها

ویژگیهای اصلی سیستم اتوماسیون اداری

تعریف ساختار سازمانی و پست ها

تعریف و گروه بندی پرونده های عمومی،موضوعات نامه ها و بایگانی

ثبت نامه های وارده پستی ،نمابر و تصویر برداری از فیزیک نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه

تعریف کارتابل بر اساس پست های سازمانی  با امکان تعریف چند پست موقت برای یک شخص

توزیع نامه از طریق کارتابل در داخل سازمان به پست ها

مشترک کردن پرونده های شخصی در فاصله زمانی و محدود کردن موضوعات قابل دسترس

طبقه بندی کارهای ارجاع شده به دیگران و پی گیری آنها بر اساس موضوعات مختلف ارجاع  و ارسال  یاداوری  برای انجام دهنده یا انجام دهندگان آن

تعیین جانشین در محدوده زمانی با اعلام قبلی به ارسال کنندگان یا دریافت کنندگان نامه و کار

 

 

 

                                                                                 

 

تاریخچه اتوماسیون اداری

تاریخچه اتوماسیون اداری

تاریخچه اتوماسیون اداری

The history of office automation

 

تاریخچه اتوماسیون اداری

در زبان یونان باستان به معنی خود فرمان است. تاریخچه اتوماسیون به دهه پنجاه بر می گردد. اتوماسیون یک فرایند صنعتی است که استفاده از سیستم های کنترل، مثل کنترل عددی، کنترل قابل برنامه ریزی منطق و دیگر سیستمهای کنترل صنعتی و مجموعه ای از سیستمهای قدرت، الکترونیک، مکانیک و رایانه را برای نظارت بر عملکرد دستگاهها و ماشینهای صنعتی و تولیدی بکار گرفته است
انواع سیستم های اطلاعاتی :
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی 
وپردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می کنند

 

تاریخچه اتوماسیون اداری


با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند. درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونیهای این محیط در دهه ۱۹۹۰ (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم های اطلاعاتی را دوچنـــــدان کرد. به همین جهت، بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می یابد، چنانکه امروز سازمانهایی می توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم های اطلاعاتی دارد؟

ویژگی های اتوماسیون

ویژگی های اتوماسیون اداری

Office automation features

ویژگی های اتوماسیون

ویژگی هایی که برای داشتن یک نرم افزار اتوماسیون مناسب باید در نظر گرفت

باید ویژگی های بارزی برای برآورده کردن نیاز کاربران روز داشته باشد

اتوماسیون اداری در مرحله اول باید نام خود را پوشش دهد و به این معنا که به معنای واقعی اتوماسیون و مکانیزه شدن را به صورت یکپارچه برای شما تداعی کند ، یک نرم افزار اتوماسیون اداری زمانی نرم افزار اتوماسیون خوانده می شود که در مرحله اول تحت شبکه بوده و با نرم افزار های اداری به راحتی یکپارچه شده باشد و عدم یکپارچگی اتوماسیون اداری ، نام اتوماسیون را خدشه دار می کند و دیگر معنای آن را پوشش نخواهد داد

یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون 

یکپارچگی با نرم افزار هایی همچون نرم افزار حسابداری،حقوق و دستمزد،دریافت و پرداخت،رسیدگی به مشتریان و

اگر یک سیستم اتوماسیون آپدیت نباشد و فرآیندها و داده ها ی خود را بروز نکند کاربران به اجبار از ترفندها و ورژن های قدیمی سیستم باید استفاده کنند که این امر باعث پیچیده شدن و کندی سیستم می شود

عقب نماندن از  فناوری های جدید دنیا برای تحلیل و توسعه سیستم اتوماسیون

عدم پیچیدگی های نامناسب

در بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اشتباهی که شکل می گیرد این است که تعریف و محدودیت سطوح دسترسی تا ریزترین جزییات تا حدودی جایگزین تقویت سهولت و اشتراک‌ پذیری اطلاعات و دانش سازمانی می شود.

تحت وب بودن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

مزایای اتوماسیون اداری

مزایای اتوماسیون اداری

(Advantages of office automation) مزایای اتوماسیون اداری

درک اتوماسیون اداری

اصطلاح "اتوماسیون اداری" به ترکیبی از سخت افزار کامپیوتر، نرم افزار و اتصال به شبکه اشاره دارد که به منظور ساده سازی و بهینه سازی انواع عملیات اداری مانند مدیریت موجودی، مدیریت امکانات، حسابداری، ایمیل و پردازش متن به کار می رود.این به منظور ایجاد، ذخیره ،دستکاری و انتقال اطلاعات و اطلاعات دفتر که به برای انجام وظایف و اهداف ضروری است انجام می پذیرد.

اتوماسیون اداری برای سازمان های تجاری امکان افزایش بهره وری خود را فراهم می آورد و روش های ساده تر کسب و کار را در سود به رسمیت می شناسد.اتوماسیون اداری در ابتدا به عنوان پردازش داده ها و ابزار پردازش کلمه آغاز می شود، اتوماسیون اداری در حال حاضر شامل کارهای پیچیده تر و پیچیده ای مانند ادغام سیستم های جلو(front office) و سیستم های عقب اند(back-end systems).انواع مختلفی از اتوماسیون وجود دارد که می تواند در صنایع مختلف تجاری در سرتاسر جهان استفاده شود. سیستم های اتوماسیون اداری با صرفه جویی در وقت، پول و تلاش های انسانی در بهینه سازی مراحل موجود دفتر کمک می کنند.

مزایای اتوماسیون اداری

مزایای اتوماسیون اداری

ذخیره سازی داده ها و دستکاری

ذخیره داده شامل اسناد و اسناد مهم و محرمانه دفتر است. سیستم اتوماسیون اداری شامل برنامه های داده ای است که برای ایجاد و یا ویرایش یک سند، فایل، صفحه گسترده یا یک تصویر استفاده می شود. انواع مختلفی از پردازش متن و بسته های ارائه دسکتاپ وجود دارد که به آنها امکان ایجاد یا ویرایش داده های متنی را می دهد. به طور مشابه، می توانید برنامه های اختصاصی برای ویرایش صفحات گسترده و تصاویر را پیدا کنید.

مدیریت داده ها

مدیریت داده ها یکی از اجزای مهم سیستم اتوماسیون اداری است که مزایای استراتژیک را با ساده سازی مدیریت داده ها و اطلاعات ذخیره شده فراهم می کند. سازمان های بزرگ تجاری می توانند از طریق یک سیستم مدیریت الکترونیکی نظارت و کنترل پروژه ها و فعالیت های مختلف دفتر را در اختیار داشته باشند.سیستم زمانبندی برنامه، سیستم های تیکلر و یا سیستم یادآوری و مدیریت وظیفه برخی از ویژگی های است که به کسب و کار اجازه می دهد بدون هیچ گونه دردسر و زحمتی بر همه فرآیندهای کسب و کار کنترل شوند.

تبادل اطلاعات

تبادل داده ها و اطلاعات ذخیره شده یا دستکاری شده، جزء مهمی از سیستم اتوماسیون اداری است. ارسال یک فایل یا تبادل اطلاعات یا داده ها بین یک یا چند عضو یک سازمان با یک برنامه انتقال الکترونیکی امکان پذیر است. از طریق اتصال به شبکه، تمام داده ها و اطلاعات، از جمله اسناد متن، ارائه ها، صفحات گسترده، تصاویر و فیلم ها می توانند بلادرنگ در عرض چند ثانیه ارسال شوند. به تصویر کشیدن ماهیت همکاری سیستم اتوماسیون اداری، این کار به کارکنان شما امکان می دهد تا در کوتاه ترین زمان همکاری و بهره وری خود را افزایش دهند.

دقت

بله این درست است! سیستم های کامپیوتری و ماشین های دیگر به اندازه مغز انسان کارآمد هستند. هنگامی که اشکالات وارور ها از یک برنامه یا اپلیکیشن حذف می شوند، می توانند به شما در بالابردن دقت تا 100٪ در فرآیندهای کسب و کار روزمره کمک کنند. برنامه های نرم افزاری قابل اعتماد تر از انسان هایی هستند که آن برنامه را ساخته اند. پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون صنعتی پیشرفته احتمال خطاها را کاهش می دهد.

صرفه جویی در وقت و منابع

اتوماسیون اداری کسب و کار را قادر می سازد تا هم در زمان و هم در پول صرفه جویی شود. این وظایف پیچیده را ساده و خودکار سازی می کند که قبلا یک منبع اختصاصی و مقدار زیادی از زمان نیاز داشت. به عنوان مثال، با معرفی آخرین فن آوری های کامپیوتری و ارتباطات شبکه، کسب و کار در حال حاضر به محدوده جغرافیایی محدود نمی شود. و از این رو، آنها می توانند به راحتی زمان و هزینه ای که برای سفر صرف می شود را صرفه جویی کنند. یکی دیگر از مثال های مهم، ذخیره سازی دیجیتال است که نیاز به حفظ نسخه های کپی را نادیده می گیرد و از این طریق، در مصرف کاغذ و طبیعت صرفه جوی می کنند. 

هزینه های کاهش یافته

از آنجا که هر فرآیند کسب و کار در حال حاضر به صورت خودکار انجام می شود، نیازی به سرمایه گذاری زیاد برای استخدام منابع جدید برای مراقبت از این وظایف نیست، که می تواند به راحتی با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری اجرا شود.. همانطور که می دانیم صرفه جویی در زمان صرفه جویی در پول است کسب و کار  شما به وسیله توماتیک ساختن فرایند های پیچیده کسب و کار بهینه خواهد شد. با صرفه جویی در هزینه های کلی و سرمایه گذاری در منابع دیگر، حاشیه سود شما مطمئنا بهبود خواهد یافت.

از دیگر مزایای اتوماسیون اداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:

حذف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست با اتوماسیون اداری ممکن است

پیگیری و تبادل لحظه ای به مکاتبات اداری;
کاهش حجم ثبت و نگهداری ثوابق اداری میسر است
شفاف سازی و مدیریت متمرکز مراحل گردش اسناد اداری قابل انجام می باشد
قابلیت تولید گزارش مورد نیاز جهت پیگیری و طبقه بندی مکاتبات و اطلاعات اداری دوراز انتظار نیست
تعامل الکترونیکی با سایر سازمان های اداری توسط اتوماسیون اداری انجام می گیرد

امکان جستجوی سریع اسناد اداری و نمایش مراحل گردش کار یک سند و هزاران مزیت دیگر برای این اتوماسیون های اداری میتوان برشمرد

مزایای اتوماسیون اداری به صورت مستقیم

مزایای قابل اندازه گیری مثل افزایش محصول با تاثیر مستقیم بر جریان نقدینگی سازمان را مزایای مستقیم می دانند. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت مستقیم می توان به موارد زیر اشاره کرد

فعالیت های غیرضروری مثل بایگانی کاهش می یابد
بخاطر تقسیم کار کنترل بهتری بر روی کار انجام می شود
حداقل تبادل اطلاعات به فرمت های نوشتاری و تصویری

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتیThe Importance of Information and Information Systems

اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. 
فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند. 

انواع سیستم های اطلاعاتی در اتوماسیون

انواع سیستم های اطلاعاتی در اتوماسیون

انواع سیستم های اطلاعاتی در اتوماسیون

Types of information systems in automation

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می کنند. 
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند. 
اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.

مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی

مقایسه-انواع-سیستم های-اطلاعاتی

مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی

Compare types of information systems

اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبتر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیررسمی ادامه می دهند.
اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورداستفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است. بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است.
از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربردهای انواع سیستم های اطلاعاتی را با هم موردمقایسه قرار داد، شکل شماره 2 نشان دهنده این تفاوت است. کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختاریافته که ارتباطات غیررسمی فراوان است وفق می یابد. با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را دراختیار قرار می دهد، تصمیم درمورد نحوه به کارگیری آن به مدیران محول می شود.

تعریف اتوماسیون اداری

تعریف اتوماسیون اداری

Definition of office automation

تعریف اتوماسیون اداری

تعاریف متعددی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

  • سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
  • در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.
  • در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است
  • عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند. از جمله بسته‌های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.

بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

اتوماسیون اداری طرح ریزان حامی چیست؟

اتوماسیون اداری طرح ریزان حامی چیست؟

What is the proprietary planning automation system?

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب طرح ریزان حامی، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است

نظرات خود را ارسال کنید