اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

Office automation

          اتوماسیون اداری  

ثبت و گردش مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارائه می کند.

همچنین این سیستم با توجه به ویژگی های خاص خود، می تواند به

 عنوان هسته اصلی سیستم ها در ارائه راهکارهای جامع وسیستم های

 یکپارچه به عنوان  میز کار کاربران مورد استفاده قرار گیرد.

اهداف پیاده سازی و به کار گیری سیستم اتوماسیون

افزایش سرعت ودقت در پاسخگویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان آنان

بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه  نامه و پی گیری پاسخ آن

سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات در سازمان

به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج سازمان

افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکابات بین سازمانی

دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده

افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیت ها

ویژگیهای اصلی سیستم اتوماسیون اداری

تعریف ساختار سازمانی و پست ها

تعریف و گروه بندی پرونده های عمومی،موضوعات نامه ها و بایگانی

ثبت نامه های وارده پستی ،نمابر و تصویر برداری از فیزیک نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه

تعریف کارتابل بر اساس پست های سازمانی  با امکان تعریف چند پست موقت برای یک شخص

توزیع نامه از طریق کارتابل در داخل سازمان به پست ها

مشترک کردن پرونده های شخصی در فاصله زمانی و محدود کردن موضوعات قابل دسترس

طبقه بندی کارهای ارجاع شده به دیگران و پی گیری آنها بر اساس موضوعات مختلف ارجاع  و ارسال  یاداوری  برای انجام دهنده یا انجام دهندگان آن

تعیین جانشین در محدوده زمانی با اعلام قبلی به ارسال کنندگان یا دریافت کنندگان نامه و کار

اتوماسیون اداری

اتوماسون اداری

automation office                                             

ثبت و گردش مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارائه می کند.

همچنین این سیستم با توجه به ویژگی های خاص خود، می تواند به

 عنوان هسته اصلی سیستم ها در ارائه راهکارهای جامع وسیستم های

 یکپارچه به عنوان  میز کار کاربران مورد استفاده قرار گیرد.

اهداف پیاده سازی و به کار گیری سیستم اتوماسیون

افزایش سرعت ودقت در پاسخگویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان آنان

بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه  نامه و پی گیری پاسخ آن

سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات در سازمان

به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج سازمان

افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکابات بین سازمانی

دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده

افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیت ها

ویژگیهای اصلی سیستم اتوماسیون اداری

تعریف ساختار سازمانی و پست ها

تعریف و گروه بندی پرونده های عمومی،موضوعات نامه ها و بایگانی

ثبت نامه های وارده پستی ،نمابر و تصویر برداری از فیزیک نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه

تعریف کارتابل بر اساس پست های سازمانی  با امکان تعریف چند پست موقت برای یک شخص

توزیع نامه از طریق کارتابل در داخل سازمان به پست ها

مشترک کردن پرونده های شخصی در فاصله زمانی و محدود کردن موضوعات قابل دسترس

طبقه بندی کارهای ارجاع شده به دیگران و پی گیری آنها بر اساس موضوعات مختلف ارجاع  و ارسال  یاداوری  برای انجام دهنده یا انجام دهندگان آن

تعیین جانشین در محدوده زمانی با اعلام قبلی به ارسال کنندگان یا دریافت کنندگان نامه و کار

تاریخچه اتوماسیون اداری

تاریخچه اتوماسیون اداری

The history of office automation

در زبان یونان باستان به معنی خود فرمان است. تاریخچه اتوماسیون به دهه پنجاه بر می گردد. اتوماسیون یک فرایند صنعتی است که استفاده از سیستم های کنترل، مثل کنترل عددی، کنترل قابل برنامه ریزی منطق و دیگر سیستمهای کنترل صنعتی و مجموعه ای از سیستمهای قدرت، الکترونیک، مکانیک و رایانه را برای نظارت بر عملکرد دستگاهها و ماشینهای صنعتی و تولیدی بکار گرفته است
انواع سیستم های اطلاعاتی :
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی وپردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می کنند

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند. درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونیهای این محیط در دهه ۱۹۹۰ (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم های اطلاعاتی را دوچنـــــدان کرد. به همین جهت، بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می یابد، چنانکه امروز سازمانهایی می توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم های اطلاعاتی دارد؟

ویژگی های اتوماسیون

ویژگی های اتوماسیون اداری

Office automation features

ویژگی هایی که برای داشتن یک نرم افزار اتوماسیون مناسب باید در نظر گرفت

باید ویژگی های بارزی برای برآورده کردن نیاز کاربران روز داشته باشد

اتوماسیون اداری در مرحله اول باید نام خود را پوشش دهد و به این معنا که به معنای واقعی اتوماسیون و مکانیزه شدن را به صورت یکپارچه برای شما تداعی کند ، یک نرم افزار اتوماسیون اداری زمانی نرم افزار اتوماسیون خوانده می شود که در مرحله اول تحت شبکه بوده و با نرم افزار های اداری به راحتی یکپارچه شده باشد و عدم یکپارچگی اتوماسیون اداری ، نام اتوماسیون را خدشه دار می کند و دیگر معنای آن را پوشش نخواهد داد

یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون 

یکپارچگی با نرم افزار هایی همچون نرم افزار حسابداری،حقوق و دستمزد،دریافت و پرداخت،رسیدگی به مشتریان و

اگر یک سیستم اتوماسیون آپدیت نباشد و فرآیندها و داده ها ی خود را بروز نکند کاربران به اجبار از ترفندها و ورژن های قدیمی سیستم باید استفاده کنند که این امر باعث پیچیده شدن و کندی سیستم می شود

عقب نماندن از  فناوری های جدید دنیا برای تحلیل و توسعه سیستم اتوماسیون

عدم پیچیدگی های نامناسب

در بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اشتباهی که شکل می گیرد این است که تعریف و محدودیت سطوح دسترسی تا ریزترین جزییات تا حدودی جایگزین تقویت سهولت و اشتراک‌ پذیری اطلاعات و دانش سازمانی می شود.

تحت وب بودن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

مزایای اتوماسیون اداری

(Advantages of office automation) مزایای اتوماسیون اداری

درک اتوماسیون اداری

اصطلاح "اتوماسیون اداری" به ترکیبی از سخت افزار کامپیوتر، نرم افزار و اتصال به شبکه اشاره دارد که به منظور ساده سازی و بهینه سازی انواع عملیات اداری مانند مدیریت موجودی، مدیریت امکانات، حسابداری، ایمیل و پردازش متن به کار می رود.این به منظور ایجاد، ذخیره ،دستکاری و انتقال اطلاعات و اطلاعات دفتر که به برای انجام وظایف و اهداف ضروری است انجام می پذیرد.

اتوماسیون اداری برای سازمان های تجاری امکان افزایش بهره وری خود را فراهم می آورد و روش های ساده تر کسب و کار را در سود به رسمیت می شناسد.اتوماسیون اداری در ابتدا به عنوان پردازش داده ها و ابزار پردازش کلمه آغاز می شود، اتوماسیون اداری در حال حاضر شامل کارهای پیچیده تر و پیچیده ای مانند ادغام سیستم های جلو(front office) و سیستم های عقب اند(back-end systems).انواع مختلفی از اتوماسیون وجود دارد که می تواند در صنایع مختلف تجاری در سرتاسر جهان استفاده شود. سیستم های اتوماسیون اداری با صرفه جویی در وقت، پول و تلاش های انسانی در بهینه سازی مراحل موجود دفتر کمک می کنند.

مزایای اتوماسیون اداری

ذخیره سازی داده ها و دستکاری

ذخیره داده شامل اسناد و اسناد مهم و محرمانه دفتر است. سیستم اتوماسیون اداری شامل برنامه های داده ای است که برای ایجاد و یا ویرایش یک سند، فایل، صفحه گسترده یا یک تصویر استفاده می شود. انواع مختلفی از پردازش متن و بسته های ارائه دسکتاپ وجود دارد که به آنها امکان ایجاد یا ویرایش داده های متنی را می دهد. به طور مشابه، می توانید برنامه های اختصاصی برای ویرایش صفحات گسترده و تصاویر را پیدا کنید.

مدیریت داده ها

مدیریت داده ها یکی از اجزای مهم سیستم اتوماسیون اداری است که مزایای استراتژیک را با ساده سازی مدیریت داده ها و اطلاعات ذخیره شده فراهم می کند. سازمان های بزرگ تجاری می توانند از طریق یک سیستم مدیریت الکترونیکی نظارت و کنترل پروژه ها و فعالیت های مختلف دفتر را در اختیار داشته باشند.سیستم زمانبندی برنامه، سیستم های تیکلر و یا سیستم یادآوری و مدیریت وظیفه برخی از ویژگی های است که به کسب و کار اجازه می دهد بدون هیچ گونه دردسر و زحمتی بر همه فرآیندهای کسب و کار کنترل شوند.

تبادل اطلاعات

تبادل داده ها و اطلاعات ذخیره شده یا دستکاری شده، جزء مهمی از سیستم اتوماسیون اداری است. ارسال یک فایل یا تبادل اطلاعات یا داده ها بین یک یا چند عضو یک سازمان با یک برنامه انتقال الکترونیکی امکان پذیر است. از طریق اتصال به شبکه، تمام داده ها و اطلاعات، از جمله اسناد متن، ارائه ها، صفحات گسترده، تصاویر و فیلم ها می توانند بلادرنگ در عرض چند ثانیه ارسال شوند. به تصویر کشیدن ماهیت همکاری سیستم اتوماسیون اداری، این کار به کارکنان شما امکان می دهد تا در کوتاه ترین زمان همکاری و بهره وری خود را افزایش دهند.

دقت

بله این درست است! سیستم های کامپیوتری و ماشین های دیگر به اندازه مغز انسان کارآمد هستند. هنگامی که اشکالات وارور ها از یک برنامه یا اپلیکیشن حذف می شوند، می توانند به شما در بالابردن دقت تا 100٪ در فرآیندهای کسب و کار روزمره کمک کنند. برنامه های نرم افزاری قابل اعتماد تر از انسان هایی هستند که آن برنامه را ساخته اند. پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون صنعتی پیشرفته احتمال خطاها را کاهش می دهد.

صرفه جویی در وقت و منابع

اتوماسیون اداری کسب و کار را قادر می سازد تا هم در زمان و هم در پول صرفه جویی شود. این وظایف پیچیده را ساده و خودکار سازی می کند که قبلا یک منبع اختصاصی و مقدار زیادی از زمان نیاز داشت. به عنوان مثال، با معرفی آخرین فن آوری های کامپیوتری و ارتباطات شبکه، کسب و کار در حال حاضر به محدوده جغرافیایی محدود نمی شود. و از این رو، آنها می توانند به راحتی زمان و هزینه ای که برای سفر صرف می شود را صرفه جویی کنند. یکی دیگر از مثال های مهم، ذخیره سازی دیجیتال است که نیاز به حفظ نسخه های کپی را نادیده می گیرد و از این طریق، در مصرف کاغذ و طبیعت صرفه جوی می کنند. 

هزینه های کاهش یافته

از آنجا که هر فرآیند کسب و کار در حال حاضر به صورت خودکار انجام می شود، نیازی به سرمایه گذاری زیاد برای استخدام منابع جدید برای مراقبت از این وظایف نیست، که می تواند به راحتی با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری اجرا شود.. همانطور که می دانیم صرفه جویی در زمان صرفه جویی در پول است کسب و کار  شما به وسیله توماتیک ساختن فرایند های پیچیده کسب و کار بهینه خواهد شد. با صرفه جویی در هزینه های کلی و سرمایه گذاری در منابع دیگر، حاشیه سود شما مطمئنا بهبود خواهد یافت.

از دیگر مزایای اتوماسیون اداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:

حذف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست با اتوماسیون اداری ممکن است

پیگیری و تبادل لحظه ای به مکاتبات اداری;
کاهش حجم ثبت و نگهداری ثوابق اداری میسر است
شفاف سازی و مدیریت متمرکز مراحل گردش اسناد اداری قابل انجام می باشد
قابلیت تولید گزارش مورد نیاز جهت پیگیری و طبقه بندی مکاتبات و اطلاعات اداری دوراز انتظار نیست
تعامل الکترونیکی با سایر سازمان های اداری توسط اتوماسیون اداری انجام می گیرد

امکان جستجوی سریع اسناد اداری و نمایش مراحل گردش کار یک سند و هزاران مزیت دیگر برای این اتوماسیون های اداری میتوان برشمرد

مزایای اتوماسیون اداری به صورت مستقیم

مزایای قابل اندازه گیری مثل افزایش محصول با تاثیر مستقیم بر جریان نقدینگی سازمان را مزایای مستقیم می دانند. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت مستقیم می توان به موارد زیر اشاره کرد

فعالیت های غیرضروری مثل بایگانی کاهش می یابد
بخاطر تقسیم کار کنترل بهتری بر روی کار انجام می شود
حداقل تبادل اطلاعات به فرمت های نوشتاری و تصویری

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتیThe Importance of Information and Information Systems

اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. 
فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند. 

انواع سیستم های اطلاعاتی در اتوماسیون

انواع سیستم های اطلاعاتی در اتوماسیون

Types of information systems in automation

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می کنند. 
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند. 
اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.

تعریف اتوماسیون اداری

تعریف اتوماسیون اداری

Definition of office automation

امروزه در کل دنیا، هر مدیر حاذق و دور‌اندیشی در جست وجوی این است که بهره‌وری یا رشد شرکت، سازمان و یا مؤسسه زیر نظر خود را تا حد امکان بالا ببرد. به همین دلیلر این مدیران از روش ها و راهکارهای جدید برای مدیریت فرآیندهای داخل سازمان استفاده می‌نمایند.

برای اینکه اینکه یک مدیر موفق بتواند به جلو حرکت کند باید به اطلاعات صحیح سازمانی و آمارها در اتوماسیون اداری به راحتی دسترسی داشته باشد و بر انبوه اطلاعات فرم‌ها، اسناد، مدارک و نامه‌‌ها،جدول ها از داخل سازمان خود و یا حتی از راه دور، مسلط باشد. این کار نیازمند یکسری ابزار و وسیله می باشد.
پس از گذشت بازه ی زمانی کوتاه، در یک سازمان، شرکت و یا مؤسسه، آنقدر اطلاعات جمع و روی هم انباشته می‌شود که اگر مدیریت و سازمان دهی نشود، بجای اینکه یک سرمایه گرانقدر و سازمان دهی یافته برای آن سازمان به حساب آیند، مانند غل و زنجیری به پای مدیران آن سازمان، حرکت آنها را کندتر و کندتر می‌کند و فکر آنها را از آینده به حال معطوف می‌سازد.
فواید استفاده از اتوماسیون اداری:
اتوماسیون اداری، بهینه ترین ابزار یا وسیله برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد.برای انتخاب یک اتوماسیون اداری خوب و به صرفه نیز باید مواردی و نکاتی را در نظر بگیریم. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد.
دراین پروسه، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی در وقت و زمان و استفاده بهینه از زمان، عملی می گردد. سیستم مکاتبات اداری یا سیستم اتوماسیون اداری به منظور مکانیزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری تشکیل شده است.
در سیستم اتوماسیون اداری مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی ،دریافتی ،و کار با کار با تبادل های مختلف را انجام می دهد. هدف از پیاده سازی سیتم اتوماسیون اداری، یکپارچه سازی علمیات گردش نامه در ادارات، حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان، امکان پیگیری نامه های ارجاع داده شده، و یافتن نقاط گلوگاه گردش نامه، که موجب توقف احتمالی نامه شده است، بایگانی الکترونیکی، بهره گیری از امضاء دیجیتالی ،کارتابل الکترونیکی می باشد.
بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند "انسان فکر کند، ماشین کار کندعلاوه بر این انسان و ماشین بتوانند تجزیه و تحلیل انجام دهند . علاوه ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راه حل های جدید لذت می برد زیرا انسان از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی و راهکارهای جدید برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریق سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است

درک کلی از اتوماسیون اداری را می‌توان ایجاد هماهنگی وتعامل و یکپارچه سازی در میان امور اداری و اجزای مختلف یک مجموعه می‌باشد. این امور با بهره‌گیری از نرم‌افزار اتوماسیون اداری که شامل نرم افزار ها و سخت‌افزار‌هایی هستند که اجزا مختلف یک مجموعه را در اتوماسیون اداری با یکدیگر هماهنگ ساخته و یکپارچگی مناسبی را ایجاد می‌کند و به مجموعه قابلیت انجام امور اداری از قبیل: مدیریت اطلاعات سیستمی، انجام امور حسابرسی، بررسی پست‌های الکترونیکی و غیره را به صورت یکپارچه و آسان، فراهم می‌سازد و بنیان امور مجموعه را بر روی داده های دیجیتال پیش می‌برد.

پیاده سازی یا تست سیستم یکپارچه با بهره‌گیری از نرم افزار اتوماسیون اداری، برای مجموعه‌های تجاری و سازمانی راهکارهایی را فراهم ساخته تا بتوانند با برنامه‌ریزی و ایجاد هماهنگی وتعامل و یکپارچگی تولیدات خود را به حد قابل ملاحظه‌ای ترفیع ببخشند.. در ابتدا این سیستم اتوماسیون اداری تنها در جهت پردازش داده‌ها و کلمات در مجموعه‌های اداری مورد استفاده قرار می‌گرفت اما امروزه پس از پیشرفته‌تر شدن و کامل‌تر شدن نرم‌ افزار‌ اتوماسیون اداری، چیزی بیشتر از یک پردازش‌کننده کلمات و داده استفاده می‌شود و در نمونه‌ها‌ی کنونی این نرم‌ افزار این قابلیت در نظر گرفته شده است تا بتوانند در محیط بیزینسی (buissines)و اداری وظایف سنگین‌تری مانند امور حسابرسی، یکپارچه‌سازی تولیدات، سیستم‌‌های نامه‌نگاری و غیره بر عهده گیرند.
در این مقاله در رابطه با مزایا و فواید استفاده از اتوماسیون اداری توضیحاتی را ارائه خواهیم نمود در هر مجموعه اداری مدیران و کارکنان نیاز به یک بانک اطلاعاتی غول‌آسا دارند تا بتوانند اطلاعات خود را در آن ذخیره نموده و در مواقع مورد نیاز بتواند به اطلاعات به راحتی دسترسی داشته باشند و آن‌ها را تغیر دهند و یا بتوانند آن را ویرایش کنند. در ادامه به برخی از مزایای اتوماسیون اداری اشاره خواهیم نمود

-ذخیره‌سازی داده‌هاو اطلاعات در بانک اطلاعات و امکان دسترسی مستقیم به آنها
از آنجایی که دیتابیس سازمان‌های اداری شامل اطلاعات و داده‌های مهم در اتوماسیون های اداری هستند می‌بایست در فضایی مورد اطمینان قرار گیرند تا در هر لحظه که مورد احتیاج بودند بتوانند به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته و تغییرات مورد نظر را در انها ایجاد نماید سیستم اتوماسیون اداری این امکان را برای مجموعه‌هایی فراهم می‌سازد و بانک اطلاعاتی وسیع و گسترده‌ای را در اختیار مدیران و کارکنان قرار می‌دهد تا بتوانند انواع فایل‌های مدارک، متون و تصاویر،جداول ،داده ها را دخیره سازی و یا ویرایش نمایند.
- طبقه بندی و مدیریت داده ها
یکی از اساسی‌ترین چالش‌های مجموعه‌های اداری طبقه‌بندی و مدیریت این داده‌های اداری-تجاری است. برای نگهداری هرچه بهتر از این داده‌های مهم و اساسی می‌بایست آنها را در دسته بندی‌های مخصوص خود قرار داد. نرم افزار اتوماسیون اداری این وظایف را بر عهده خود قرار داده و با ایجاد نظم و یکپارچگی در آن اطلاعات شما، تمامی داده‌ها را بسته به انواع آنها طبقه‌بندی می‌نماید و با این رویداد دسترسی به داده مد نظر سیار ساده‌تر از قبل رخ می‌دهد.

- تبادل یا انتقال داده‌ها و اطلاعات

ایجاد هماهنگی وتعامل در میان کارکنان و مدیران است که پیشرفت و ترقی را حاصل می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری داخلی این امر را با ایجاد قابلیت تبادل و ترانسفر اطلاعات و داده‌ها در میان کامپیوتر‌های مختلف یک مجموعه و کارکنان آن، آسان می‌سازد. برای بهره‌مندی از این قابلیت تنها به یک شبکه LAN محلی و اتصال در میان تمامی سیستم‌های یک مجموعه نیاز است تا کارکنان بتوانند اطلاعات و داده‌های خود را با راحتی تبادل نمایند.

- دقت نرم افزار ها اتوماسیون اداری
دقت ماشین‌ها در محاسبات و انجام امور اداری و دفتری را نمی‌توان با دقت ذهن انسان مقایسه نمود. ماشین‌های محاسباتی و سیستم‌های اداری قادرند هزاران عملیات در کسری از ثانیه بدون ایجاد خطایی در محاسبات انجام دهند که این امر می‌تواند دقت شگفت‌انگیز سیستم‌های اداری را به نمایش بگذارد. با توجه به این موارد در دفتر‌ها و شرکت‌های تجاری که اطلاعات و محاسبات بسیار حساس و اساسی می‌باشند نیز می‌بایست امور محاسباتی را به سیستم‌های اتوماسیون اداری سپرد تا با دقت هرچه تمام‌تر محاسبات را صورت دهند.

- صرفه جویی در وقت، هزینه و منابع انسانی
شرکت یا مجموعه‌ای موفق است که بتواند امور اداری خود را با حذف هزینه‌های اضافی انجام دهد تا در این شرایط سوددهی بیشتر برای مجموعه فراهم شود. در جهت انجام امور اداری مختلف، مجموعه نیز به نیرو‌ی انسانی و کارکنان متخصص و آشنا با امور آن بخش نیاز دارد. نکته‌ی جالب توجه این است که تمامی این امور اداری می‌توانند به دست سیستم‌ها و ماشین‌آلات اداری انجام پذیرند و در این صورت مجموعه می‌تواند در هزینه و استفاده از منابع انسانی و کاری صرفه‌جویی نماید. همانطور که اشاره شد سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌توانند امور تخصصی را در زمانی بسیار اندک با نهایت دقت انجام دهند، که این پدیده می‌تواند علاوه بر هزینه و منابع در زمان نیز موجب صرفه‌جویی شود.

این مقاله تنها بخشی از فواید و مزایای استفاده از سیستم و نرم‌افزار اتوماسیون اداری را بیان می‌کند. در استفاده از این سیستم فواید بیشماری وجو دارد که می‌تواند به هرچه بهتر انجام شدن امور اداری کمک بسزایی کند.
اتوماسیون اداری و کارایی:

اتوماسیون اداری عملاً عبارت است از تولیدپی در پی با فرایندهای مجزا ولی به هم پیوسته به گونه ای که تمام اجزا در سلسله ای قرار می گیرند که به صورت خودکار (برقی یا مکانیکی) با هم پیوستگی یا تعامل کامل دارند. در مواردی که عملکرد خودکار وجود نداشته باشد، اتوماسیون هم وجود ندارد. کنترل اتوماتیک عبارتست از به کار بردن وسایل حساس مکانیکی یا الکتریکی که عملیات ماشینی و محصول آن را در مقایسه با معیارهای از پیش تعیین شده کنترل می کند. یکی از دلایل عمده کاربرد فناوری اطلاعات در محیط اداری ، افزایش کارایی کسانی است که در این ادارات کار می کنند.

بررسی هایی که در نیمه دهه 1980 انجام گردید نشان داد که رشد کارایی در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می باشد. بررسی های شرکت های آمریکایی در خلال یک دوره ده ساله در آخر دهه 1990 نشان داد که کارایی در صنعت تقریباً 90% رشد داشته است. در حالی که در امور دفتری 5% افزایش وجود داشته است. گزارشات دریافتی از این شرکت ها حاکی از آن است که در طول این دروه ده ساله کل هزینه امور دفتری از 20 الی 30 درصد به 30 الی 40 درصد کل بودجه افزایش یافته است. یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخش ها ، دارای کارایی کمتری بوده است. بر آورد انجام شده نشان می داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ی تجهیزات ماشین آلات بکار رفته است. در حدود 10 برابر سرمایه گذاری در بخش اداری بوده است. نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که کارایی بالایی دارد که منجر به افزایش قابل توجهی در کارایی امور اداری خواهد شد.

بنا به دلایل زیر باید نتیجه گیری فوق را پذیرفت:
اندازه گیری کارایی در محیط اداری و مقایسه آن با ساخته های محیط صنعتی کار مشکلی است.
ممکن است رابطه کارایی و هزینه سرمایه ای هماهنگ نباشد عدم توجه به تاثیر عاملی انسانی در محیط اداری و استفاده از فناوری جدید ممکن است منجر به آشفتگی امور و کارایی پایین شود.
میزان کارایی در آغاز بررسی های فوق مشخص نشده بوده است. ممکن است کارکنان دفتری قبلاً کارایی بیشتری داشته اند و لذا با تغییر روشهای انجام کار ، پیشرفت چندانی حاصل نشده باشد. در صورتی که با مکانیزه کردن امور واقعاً کارایی افزایش یابد ، تاثیر ان بر سازمان به شرح زیر خواهد بود:
استفاده بهتر از نیرو کار توام با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردی پرسنل.
استفاده بهتر و بهینه از زمان به جهت کارایی بیشتر.
افزایش بازده مدیریت با تصمیم گیری بهتر
افزایش بازده با کاربهتر افراد.
اثر بخشی بیشتر با استفاده از اطلاعات موجود در محیط سازمان.
دلایل اجباری استفاده از اتوماسیون اداری چیست؟

مدیران شرکت ها همواره بدنبالاستفاده بهینه فرآیندهای سازمانی مجموعه تحت کنترل خود هستند. این بهینه سازی شامل مواردی مثل کاهش هزینه ها، بالا بردن سرعت و کیفیت داده ها و اطلاعاتاین فرآیندهاست. یکی از اصلی ترین اموری که به شدت بر اتلاف وقت و هزینه‌های سازمان تاثیرگذار است مکاتبات و نامه نگاری‌های اداری ست..
امروزه صرفه‌جویی در زمان و هزینه برای سازمان ها به علت گسترده شدن روزافزون دامنه فعالیت‌های سازمان ها اهمیت بیشتری پیدا کرده است. علاوه بر این، نیاز به یک سیستم خودکار اداری برای مدیریت، کنترل و ردیابی مکانیزه فعالیت‌ها و عملکرد کارکنان، نیز بیش از پیش احساس شد..
در کشور عزیز ما نیز در راستای تحقق دولت الکترونیک، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری یعنی فراگستر، پیشگام عرصه ارتباطات سازمانی شده است. اتوماسیون اداری فراگستر با هدف انجام خودکار و یکپارچه ی فعالیت‌ها، سهولت در مکاتبات اداری و همینطور بهینه سازی پاسخگویی در سازمان‌های دولتی و خصوصی پیاده‌سازی و اجرا می‌شود.
ملاک‌های انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
همانطور که گفتیم رشد سریع سازمان ها موجب شده تا حجم مکاتبات اداری نیز به میزان چشمگیری افزایش پیدا کند. در چنین وضعی، توانایی سیستم در پاسخگویی به حجم بالای فعالیت ها بدون افت سرعت از اهمیت بالایی برخوردار است.
نکته‌ی دیگری که در مورد سیستم‌های اتوماسیون اداری با اهمیت است، پوشش حداکثری نیازهای مکاتباتی سازمان ها با استفاده از فناوری‌های به روز و چارچوب صحیح این فرآیندهاست. این مساله نیز نباید فراموش شود که کاربران این سیستم طیف مختلفی از افراد را تشکیل می‌دهد که در نتیجه نیاز است تا تمامی این افراد بتوانند به سادگی با این سیستم کار کنند.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ، لازم است که بطور یکپارچه با سایر سیستم‌های اداری که در سازمان ها مورد استفاده اند فعالیت کند. این امر موجب می‌شود که نیازی به طراحی مجدد کلیه سیستم‌های نرم افزاری در سازمان نباشد.
در کنار ویژگی‌های پایه‌ای یاد شده، خدمات پشتیبانی مناسب و آپدیت‌های منظم و کاربردی نیز از ملاک‌های ضروری برای یک سیستم اتوماسیون خوب بحساب می‌آید. اما تمامی این موارد، ضرورت‌های پایه‌ای برای یک سیستم اتوماسیون اداری محسوب شده و تنها نرم افزارهایی که ویژگی‌های فراتر از این موارد را ارائه دهند می‌توانند عملکرد درخشانی داشته و پاسخگوی نیازهای متنوع تمامی سازمان‌ها باشند.
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر همگام با سایر نرم‌افزارهای تخصصی این شرکت مثل نرم افزار مدیریت منابع انسانی، نرم افزار مالی و … توانمندی هایی بسیار فراتر از موارد مشابه خود دارد و همین امر این نرم افزار را پیشگام در بازار خود کرده است. در ادامه به معرفی برخی از ویژگی های متمایز بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کشور، اتوماسیون فراگستر می پردازیم.

تعاریف متعددی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

• سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
• در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.
• در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است
• عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند. از جمله بسته‌های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.

بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

اتوماسیون اداری طرح ریزان حامی چیست؟

اتوماسیون اداری طرح ریزان حامی چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب طرح ریزان حامی، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است